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Google Workspace for Education

O Google Workspace for Education é um pacote de aplicações gratuitas do Google com configurações e limites de utilização adaptados para escolas.

Nota importante (maio 2022): Devido a uma alteração recente nos Termos e Condições da Google, o espaço de armazenamento associado com contas do IST no Google Drive será muito em breve globalmente restringido a 100TB para todo o IST. Por este motivo, o espaço disponibilizado a cada utilizador passará a estar restringido a 25GB para estudantes, docentes e funcionários, e 15GB para outros membros da comunidade do IST. Para além disto, as Drives Partilhadas da Google Drive (shared drives) passarão a estar limitadas a 5GB por membro do grupo que seja um utilizador do IST ativo ou a 1GB se a shared drive for apenas de um utilizador.  Estas restrições começarão a ser progressivamente implementadas em 30 de junho de 2022, devendo este processo estar terminado em 15 de setembro de 2022 (ver Faq. Como transferir o conteúdo do Google Drive para o seu computador?).

ATENÇÃO: Ao apagar os dados de forma simples na Google Drive, os ficheiros são por omissão colocados na pasta de Lixo/Trash, permanecendo aí durante 30 dias até serem efetivamente apagados. Deste modo, ao apagar ficheiros para libertar espaço, deverá ter em atenção que deve deve esvaziar explicitamente a pasta de Lixo/Trash para o processo ser efectivamente contabilizado para a quota. De outra forma, a sua quota permanecerá inalterada durante 30 dias, até que a Google considere o apagamento como definitivo.

Aplicações disponíveis para a comunidade IST

 

Procedimento para a ativação da conta GSuite

  1. A ativação da sua conta na Google Workspace for Education deverá ser efetuada no self-service dos Serviços de Informática, disponível na página https://selfservice.dsi.tecnico.ulisboa.pt;
  2. Neste ponto, será redirecionado para o ecrã habitual de autenticação do IST onde se deverá autenticar com as suas credenciais;
  3. Seguidamente deverá selecionar no botão “ativar” o serviço correspondente ao “Gsuite” e aceitar as condições de utilização;
  4. Ao solicitar a ativação do serviço GSuite for Education, autoriza a cedência do seu nome e endereço de e-mail à Google LLC, para efeitos de configuração da sua conta no referido serviço. Caso não autorize a cedência dos seus dados, por favor não solicite a ativação do serviço;
  5. Deverá nesta altura visualizar a informação que o serviço foi ativado com sucesso, porquanto poderá aceder ao respetivo recurso.

 

Como aceder à conta Google Workspace for Education

Para utilizar os serviços disponibilizados pela Google no âmbito do Google Workspace for Education, deverá autenticar-se com o seu endereço de e-mail do IST.

Para este efeito, deverá seguir os seguintes passos:

  1. Aceder a https://myaccount.google.com/e selecionar a opção “Sign in”;
  2. Será nesta altura redirecionado para um écran onde deverá introduzir o seu endereço de e-mail do IST e selecionar “next”;
  3. De seguida, será redirecionado para o écran habitual de autenticação do IST onde se deverá autenticar com as suas credenciais e aceitar os termos e condições da Google;
  4. Poderá nesta altura ter acesso ao seu perfil pessoal, onde poderá (opcionalmente) completar/editar parte dos seus dados e personalizar as suas preferências e atividades;
  5. No menu à direita ser-lhe-á apresentado todas as aplicações disponíveis, nomeadamente o Drive, Classroom, Calendário, Chat, entre outras. Para aceder à aplicação pretendida deverá selecionar em cima do ícone.

 

Notas importantes:

  1. O serviço GMail não está disponível para a comunidade IST, uma vez que o serviço de e-mail do IST continuará a ser gerido dentro da instituição.
  2. Os serviços GMaps e GPhotos não estão disponíveis para a comunidade IST, e apenas poderão ser usados  através de uma conta pessoal ativa na Google
  3. Para ativar o Google Workspace for Education no self-service é necessário ter previamente um endereço de e-mail do IST ativo.
  4. No Google Workspace for Education, o login faz-se com o endereço de email do IST para ser redireccionado para o portal de autenticação do IST. Ou seja, as contas de utilizadores são criadas com o endereço de e-mail e não com o seu tecnico ID istXXXXX@tecnico.ulisboa.pt.
  5. Caso já tenha uma conta pessoal ativa na Google, deverá adicionar uma nova conta específica para este acesso usando como nome de utilizador o seu endereço de e-mail do IST (normalmente possível nas páginas da Google selecionando o ícon no canto superior direito com as suas iniciais e seleccionando “Add account / Adicionar conta”).
  6. Poderá aceder diretamente às aplicações que pretende. Por exemplo, para o Drive, deverá aceder a https://drive.google.com/ , para o Classroom https://classroom.google.com/ e efetuar o login de igual forma, ou seja, com o seu endereço de email do IST, após o que será redirecionado para o sistema de autenticação do IST (o mesmo do Fénix).
  7. Após ter concluído com sucesso a ativação do serviço no self-service dos Serviços de Informática, o IST apenas cede à Google o seu nome e endereço de e-mail. O IST não tem acesso nem qualquer responsabilidade sobre a informação que posteriormente decida guardar nas aplicações que são disponibilizadas no âmbito da Google Workspace for Education. Esta informação é guardada apenas nos servidores da Google, sendo a própria empresa responsável por garantir a salvaguarda da privacidade da mesma.

Perguntas frequentes (FAQs):